Ofimática

Cuando hablamos de ofimática nos estamos refiriendo a la gestión de documentos (en formato texto, hoja de cálculo, etc.) en su sentido más amplio. Esa gestión habitualmente se realiza de forma offline, mediante aplicaciones que los usuarios tenemos instaladas en nuestros discos duros, siendo las más habituales, las suites ofimáticas Microsoft Office par Windows (Word y Excel entre otros), OpenOffice para Linux (Writer y Calc entre otros), iWork para Mac (Pages, etc.).

En los últimos años, gracias al desarrollo de las aplicaciones de web 2.0, se han popularizado soluciones que permiten que se ofrezcan nuevos servicios a los usuarios, no tan pendientes de un programa instalado en nuestros equipos como de la conectividad que nos ofrece la red.

La ofimática 2.0 es el servicio online que permite editar un texto, una hoja de cálculo o una presentación. Dispone de características avanzadas como la edición compartida de documentos, la publicación abierta de documentos en Internet y una robusta integración con el correo electrónico.

Las ventajas que supone el trabajar y gestionar documentos u otros formatos ofimáticos en la red son:

  • Reducción de costes
  • Acceso online a los contenidos
  • Gestión compartida de los contenidos: Los usuarios tienen acceso compartido, y en tiempo real, a los documentos, lo que facilita enormemente la edición colaborativa de los mismos
  • Integración de aplicaciones en una única suite: Una de las grandes ventajas de estos servicios es que todas las aplicaciones están gestionadas desde una misma plataforma y con el máximo de compatibilidad con los estándares del mercado
  • No requiere instalación: Son aplicaciones web, por lo que ya podemos olvidarnos de las engorrosas descargas e instalaciones
  • Útil para la gestión del conocimiento: Ofrece grandes facilidades para el aprendizaje colectivo gracias al acceso a los repositorios comunes

Crocodoc

CrocoDoc es una excelente aplicación online gratuita con la que podremos ver, editar y compartir archivos .pdf y .doc. Permite que varias personas estén revisando el mismo documento a la vez, sin necesidad de realizar dicho trabajo de forma asíncrona (como sucede en las aplicaciones de escritorio, donde tenemos que mandar el trabajo por mail, esperar la respuesta con las modificaciones y remodificar el mismo).

Se podría considerar más bien una aplicacion ofimática de revisión, ya que el documento original normalmente lo realizaremos con nuestra aplicación habitual (Writer, Word, Pages, etc.) y, la misma la subiremos para poder trabajar de forma colaborativamente con ella.

A nivel educativo presenta numerosísimas ventajas, ya que en lugar de ir trabajando de forma individual los alumnos, pueden trabajar de forma colaborativa y, el docente tiene acceso (mediante una URL) al documento que están realizando, con lo cual puede ir anotando determinados detalles e incorporando determinadas sugerencias (mediante subrallados, remarcados o notas que se pueden integrar a dichos documentos).

No creo necesario poneros tutoriales en este caso (porque en cinco minutos es fácil dominar la herramienta -por su sencillez y facilidad de uso-), pero sí que me gustaría incorporaros un videotutorial de cómo usar Crocodoc un docente para la revisión de trabajos de sus alumnos (lamentablemente en inglés).

Google Docs

Google Docs y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de presentación básico y un editor de formularios destinados a encuestas.

Se trata del programa de ofimática en la nube estrella, usado por miles y miles de personas y, con una potencialidad enorme a nivel educativo.

Las principales ventajas de Google Docs son:

  • Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su edición o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos
  •  La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de texto… y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de cálculo
  • Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita

Hay cientos de manuales de Google Docs por la red, por ello tan sólo os he colgado algunos de ellos (los que a mi me parecen más interesantes), entre los cuales se hallan:

Y, como no, los siguientes videos sobre su uso:

A propósito, es imprescindible colgar los vídeos de Aníbal de la Torre sobre cómo crear encuestas/formularios:

ThinkFree

ThinkFree es un paquete de aplicaciones ofimáticas vía web gratuito que ofrece compatibilidad total con la suite Microsoft Office (sin requerirla de ninguna forma, por supuesto). Los programas que la componen son un editor de texto (ThinkFree Write), una hoja de cálculo (ThinkFree Calc) y un software de presentaciones (ThinkFree Show).

Entre las capacidades más destacadas del nuevo lanzamiento destacan las capacidades de colaboración para la gestión de documentos entre varias personas, compartición de documentos, clasificación por tags y 1GB de almacenamiento (ampliable). Una excelente herramienta para poder usar en cualquier ordenador con conexión a Internet, sobre todo teniendo en cuenta que es gratuita. Sólo requiere un pequeño registro como usuarios para poder acceder completamente a la suite.

Además, presenta la característica de estar disponible para Android, Windows Mobile e iPhone y totalmente traducido al castellano. Además, no hemos de olvidar que su aplicación de escritorio (sincronizada con la de la nube) es multiplataforma (Windows, Linux y Mac).

En cuanto a manuales, voy a incorporar algunos que nos permiten familiarizarlos con algunos detalles específicos de la herramienta:

Y, cómo no, los siguientes videotutoriales:

Zoho

Zoho ofrece aplicaciones en línea de ofimática, planificación y reuniones virtuales. Posee un editor de documentos de texto, hoja de cálculo y también la posibilidad de organizar presentaciones, servicios para la creación de bases de datos, wikis, gestión de negocios, planificador, etc. Es una buena alternativa al servicio similar que Google posee, Google Docs.

Entre los manuales de su uso (pensemos que dispone de varias herramientas integradas en la propia suite, nos encontramos con:

Y algunos vídeos interesantes (entre ellos, el primero y el segundo sobre bases de datos -algo diferente a la creación de documentos, que es para lo que fundamentalmente se usan estas aplicaciones ofimáticas online-).